Dwa różne momenty kontaktu
Przypomnienie informuje znanego klienta o zbliżającym się terminie. Recepcjonista odpowiada, gdy klient sam kontaktuje się z firmą. Te rozwiązania mogą się uzupełniać, ale nie wykonują tego samego zadania.
Przypomnienie potrzebuje właściwych danych
Data, dane kontaktowe i zasady komunikacji muszą być aktualne. Błędna wiadomość może powodować niepotrzebne telefony. Ustal także, jak obsłużyć odpowiedź klienta i zmianę terminu.
Recepcja potrzebuje sprawnego procesu
Asystent może wyjaśnić ofertę i pomóc znaleźć termin, jeśli ma odpowiednią integrację. Nie powinien potwierdzać zakresu przeglądu lub wymagań, których nie ma w zatwierdzonej wiedzy.
Uwzględnij rynek
MOT dotyczy brytyjskiego systemu badań pojazdów. Nie należy przenosić jego zasad wprost na polskie badania techniczne. W polskim wdrożeniu trzeba przygotować osobne informacje i właściwe źródła danych.
Wybierz według problemu
Jeżeli problemem jest powrót obecnych klientów, zacznij od danych i przypomnień. Jeżeli telefon pozostaje bez odpowiedzi, przeanalizuj recepcję. Łącz procesy dopiero po sprawdzeniu każdego z nich.