Nie każde połączenie jest sprawą administracyjną
Po zamknięciu placówki ktoś może pytać o godzinę wizyty, dojazd lub możliwość kontaktu z zespołem. Mogą też pojawić się sprawy wymagające innej ścieżki. Zakres asystenta trzeba zdefiniować przed uruchomieniem.
Przygotuj zatwierdzone odpowiedzi
Godziny pracy, kanały kontaktu i zasady umawiania wizyt powinny pochodzić z aktualnej wiedzy placówki. Asystent nie powinien sam wymyślać zaleceń ani przedstawiać się jako osoba wykonująca zawód medyczny.
Ustal zasady przekazania
Zespół powinien określić komunikaty i sposób postępowania poza godzinami pracy. Brytyjskich numerów i procedur nie należy automatycznie kopiować do polskiej wersji. Informacje zależą od rynku i konkretnej placówki.
Ogranicz zbieranie danych
Rozmowa administracyjna nie powinna zamieniać się w niekontrolowany wywiad. Ustal zakres danych, retencję i dostęp. Przetestuj również zachowanie przy przerwaniu rozmowy lub niedostępnej integracji.
Oceniaj jakość, nie tylko dostępność
Sprawdź, czy komunikaty są zrozumiałe i czy sprawy trafiają do właściwej osoby. Pilotaż powinien obejmować trudne scenariusze przygotowane przez placówkę, nie tylko proste pytanie o termin.